Rzadko zdarzają się zmiany wymagające tylko jednego kroku czy zamiany tylko jednego elementu. Każda zmiana wywołuje, dużą lub małą, reakcję łańcuchową. Dlatego też proces dokonywania zmian musi być prowadzony roztropnie i kompleksowo. Tylko takie podejście doprowadzi do pożądanego celu — ulepszonego systemu, przynoszącego korzyści wszystkim zainteresowanym.
Cyfryzacja nie jest tu wyjątkiem. Błędem byłoby zakładać, że samo wdrożenie nowego oprogramowania przyniesie ogromne oszczędności — jest wręcz przeciwnie. Jeśli firma chce skorzystać z nowego oprogramowania, musi podjąć przynajmniej trzy kolejne kroki:
- Należy zmotywować pracowników, by zaczęli korzystać z nowego oprogramowania, nauczyć ich na nim pracować i pokazać im korzyści z cyfryzacji.
- Należy zaktualizować cały sprzęt podłączony do nowego oprogramowania, by korzystanie z programów było możliwie jak najbardziej efektywne i przyjazne dla użytkownika.
- Należy przekonać nie tylko pracowników, ale także klientów, by zaczęli korzystać z kombinacji nowego oprogramowania i sprzętu. Przede wszystkim zaś należy przedstawić korzyści i zalety wynikające z korzystania z nich.
Inwestowanie w przyszłość
Inwestowanie w oprogramowanie, sprzęt i pracowników oznacza dla firmy koszty, ale w porównaniu z korzyściami wynikającymi z prawidłowo przeprowadzonej cyfryzacji firmy koszty te są znikome.
Najbardziej zaawansowane oprogramowanie, jeśli nikt w firmie nie umie go używać czy przestarzałe komputery, które nie mogą właściwie obsłużyć oprogramowania nie są warte złamanego grosza i nie są inwestycją, ale raczej osieroconymi kosztami. Postępowe firmy, świadome wpływu inwestycji, zainwestowały już nie tylko w nowe oprogramowanie, ale także w kształcenie pracowników oraz w sprzęt taki jak serwery i komputery oraz urządzenia peryferyjne — nowoczesne klawiatury, tablety itp. Takie postępowanie maksymalizuje zarówno skuteczność cyfryzacji firmy jak i oszczędności.
Oszczędności wynikające z kompleksowej cyfryzacji
Kompleksowa cyfryzacja przynosi firmie oszczędności i inne korzyści, które są ustalane krótko- i długoterminowo, ale są najbardziej ewidentne przy porównaniu do konkurencyjnych spółek na rynku. Do najbardziej znaczących oszczędności i korzyści należą:
- oszczędności na papierze, niższe koszty drukowania (serwis, tonery …), mniejsze zapotrzebowanie na miejsce do archiwizacji dokumentów;
- lepsze uporządkowanie i organizacja dokumentów;
- łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów;
- uproszczona archiwizacja, szybsze przeszukiwanie archiwów i oszczędność miejsca na archiwa;
- bezpieczeństwo dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej na różnych nośnikach (twardy dysk, chmura …).
Kolejną bardzo ważną korzyścią jest również możliwość spersonalizowania dodatkowych produktów lub usług, które firma może zaoferować klientowi w oparciu o zebrane na jego temat dane. W ten sposób unikają oferowania w ciemno, gdyż każda usługa jest bezpośrednio powiązana z rzeczywistymi potrzebami lub zainteresowaniami klienta.
Czy wybraliście drogę do cyfryzacji?
Jeśli wasza firma nadal trzyma się starego sposobu myślenia, to najwyższy czas podjąć zdecydowana kroki w kierunku cyfryzacji działalności. Jedynym sposobem, by zachować konkurencyjność jest przeprowadzenie zasadniczej reformy metod pracy, wyposażenie swoich pracowników w wiedzę, oprogramowanie i odpowiednie urządzenia.