Oszczędzaj dzięki inwestycjom

Rzadko zdarzają się zmiany wymagające tylko jednego kroku czy zamiany tylko jednego elementu. Każda zmiana wywołuje, dużą lub małą, reakcję łańcuchową. Dlatego też proces dokonywania zmian musi być prowadzony roztropnie i kompleksowo. Tylko takie podejście doprowadzi do pożądanego celu — ulepszonego systemu, przynoszącego korzyści wszystkim zainteresowanym.

Cyfryzacja nie jest tu wyjątkiem. Błędem byłoby zakładać, że samo wdrożenie nowego oprogramowania przyniesie ogromne oszczędności — jest wręcz przeciwnie. Jeśli firma chce skorzystać z nowego oprogramowania, musi podjąć przynajmniej trzy kolejne kroki:

  • Należy zmotywować pracowników, by zaczęli korzystać z nowego oprogramowania, nauczyć ich na nim pracować i pokazać im korzyści z cyfryzacji.
  • Należy zaktualizować cały sprzęt podłączony do nowego oprogramowania, by korzystanie z programów było możliwie jak najbardziej efektywne i przyjazne dla użytkownika.
  • Należy przekonać nie tylko pracowników, ale także klientów, by zaczęli korzystać z kombinacji nowego oprogramowania i sprzętu. Przede wszystkim zaś należy przedstawić korzyści i zalety wynikające z korzystania z nich.

Inwestowanie w przyszłość

Inwestowanie w oprogramowanie, sprzęt i pracowników oznacza dla firmy koszty, ale w porównaniu z korzyściami wynikającymi z prawidłowo przeprowadzonej cyfryzacji firmy koszty te są znikome.

Najbardziej zaawansowane oprogramowanie, jeśli nikt w firmie nie umie go używać czy przestarzałe komputery, które nie mogą właściwie obsłużyć oprogramowania nie są warte złamanego grosza i nie są inwestycją, ale raczej osieroconymi kosztami. Postępowe firmy, świadome wpływu inwestycji, zainwestowały już nie tylko w nowe oprogramowanie, ale także w kształcenie pracowników oraz w sprzęt taki jak serwery i komputery oraz urządzenia peryferyjne — nowoczesne klawiatury, tablety itp. Takie postępowanie maksymalizuje zarówno skuteczność cyfryzacji firmy jak i oszczędności.

Oszczędności wynikające z kompleksowej cyfryzacji

Kompleksowa cyfryzacja przynosi firmie oszczędności i inne korzyści, które są ustalane krótko- i długoterminowo, ale są najbardziej ewidentne przy porównaniu do konkurencyjnych spółek na rynku. Do najbardziej znaczących oszczędności i korzyści należą:

  • oszczędności na papierze, niższe koszty drukowania (serwis, tonery …), mniejsze zapotrzebowanie na miejsce do archiwizacji dokumentów;
  • lepsze uporządkowanie i organizacja dokumentów;
  • łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów;
  • uproszczona archiwizacja, szybsze przeszukiwanie archiwów i oszczędność miejsca na archiwa;
  • bezpieczeństwo dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej na różnych nośnikach (twardy dysk, chmura …).

Kolejną bardzo ważną korzyścią jest również możliwość spersonalizowania dodatkowych produktów lub usług, które firma może zaoferować klientowi w oparciu o zebrane na jego temat dane. W ten sposób unikają oferowania w ciemno, gdyż każda usługa jest bezpośrednio powiązana z rzeczywistymi potrzebami lub zainteresowaniami klienta.

Czy wybraliście drogę do cyfryzacji?

Jeśli wasza firma nadal trzyma się starego sposobu myślenia, to najwyższy czas podjąć zdecydowana kroki w kierunku cyfryzacji działalności. Jedynym sposobem, by zachować konkurencyjność jest przeprowadzenie zasadniczej reformy metod pracy, wyposażenie swoich pracowników w wiedzę, oprogramowanie i odpowiednie urządzenia.