Digitalizacja wiąże się ze znaczącą zmianą sposobu myślenia i metod pracy. Firmy ubezpieczeniowe, które nie chcą pozostać w miejscu, muszą przyjąć nowe narzędzia, produkty i sposoby funkcjonowania.
Powody, dla których dokonuje się transformacji na model cyfrowy:

• ogólny trend w branży usługowej, obejmujący cyfrowe podpisywanie dokumentów;
• ciągła optymalizacja procesów w zakresie produktów detalicznych;
• obniżenie kosztów i zapewnienie trwałej wysokiej jakości działania;
• wyższy poziom zadowolenia wśród klientów i użytkowników sieci;
• prosta obsługa i archiwizacja dokumentów elektronicznych;
• nowoczesne podejście i przewaga konkurencyjna w branży finansowej;
• uzyskanie pozycji lidera na danym rynku.

Digitalizacja działalności może przynieść korzyści ilościowe (cyfrowe wdrożenie oraz kontrola nad procesami i podpisami, sprawdzone rozwiązanie z wykorzystaniem podpisów cyfrowych, eliminacja wydruków, bezpośredni i błyskawiczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów itd.) oraz korzyści jakościowe (działalność bardziej przyjazna środowisku, podstawa do dalszych ulepszeń i optymalizacji procesów, skuteczniejsze spełnianie oczekiwań klientów — krótsze czasy realizacji, ograniczenie liczby podpisów, elektroniczne przekazywanie dokumentów itd.).

Digitalizacja jest złożonym procesem, z którym w pełni poradzić sobie potrafią tylko wyspecjalizowane firmy, dobrze znające najnowsze trendy, sprzęt i oprogramowanie. Dlatego ubezpieczyciel, który chce szybko i skutecznie przeprowadzić transformację cyfrową, powinien od samego początku zaprosić do współpracy jedną z takich firm. Zatrudnieni w niej specjaliści pomogą w określeniu oczekiwań i potrzeb, utworzeniu harmonogramów oraz organizacji wdrażania na poszczególnych etapach.

Harmonogram — tylko szacunkowy, ale niezbędny

Digitalizacja wymaga czasu. Całe przedsięwzięcie dzieli się na kilka faz różnej długości. Na każdą z nich konieczne jest przeznaczenie odpowiedniej ilości czasu, aby uniknąć ograniczeń czasowych i opóźnień. Przygotowując harmonogram, należy uwzględnić w nim co najmniej cztery etapy:

• zbieranie i formułowanie potrzeb biznesowych;
• przygotowanie dobrego zapytania ofertowego i rozesłanie go do potencjalnych dostawców;
• zbieranie ofert od dostawców i wybór najlepszej z nich;
• utworzenie systemu, wdrożenie i okres testowy.

Osoby uczestniczące w realizacji projektu

Digitalizacja dotyczy oczywiście wszystkich pracowników, ale nie każdy z nich bierze udział w samej realizacji. Do kierownictwa i pracowników, którzy najaktywniej uczestniczą w procesie digitalizacji, na niektórych etapach dołączają zewnętrzni konsultanci i specjaliści wdrożeniowi.
Kluczową rolę odgrywa koordynator pośredniczący w kontaktach pomiędzy kierownictwem firmy ubezpieczeniowej, głównymi członkami zespołu przeprowadzającego transformację, firmami doradczymi i wykonawcami. Odpowiada on za płynny przebieg poszczególnych etapów, trzymanie się harmonogramu oraz informowanie na czas i włączanie poszczególnych uczestników do projektu.

Kroki na ścieżce do digitalizacji działalności

Digitalizacja procesów biznesowych przebiega w kilku etapach:

• utworzenie zespołu projektowego oraz określenie ról i obowiązków poszczególnych członków;
• określenie budżetu i przydzielenie środków finansowych do poszczególnych faz;
• przygotowanie zapytania ofertowego;
• wybór zewnętrznych konsultantów i wykonawców;
• stworzenie narzędzi i integracja z systemami wewnętrznymi;
• testowanie rozwiązania;
• wdrożenie systemu i szkolenie pracowników.

Każdy z etapów jest istotny, ale szczególnej uwagi wymaga przygotowanie zapytania ofertowego, które w praktyce stanowi najważniejszy dokument w całym przedsięwzięciu. Określa ono wszystkie potrzeby i wymagania firmy ubezpieczeniowej. Na ich podstawie dostawcy proponują rozwiązania, z których ostatecznie korzystać będzie ubezpieczyciel (programy, tablety do składania podpisów, terminale, aplikacje itp.). Dlatego już na samym początku procesu planowania transformacji cyfrowej zaleca się skorzystanie z pomocy doradców specjalizujących się w przygotowywaniu zapytań ofertowych. Umożliwi im to poznanie sposobu funkcjonowania firmy, lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań, a następnie sformułowanie precyzyjnych wymagań dla nowego systemu. Tylko dobrze przygotowane zapytanie ofertowe umożliwi firmie ubezpieczeniowej wybór właściwego rozwiązania.

Kiedy jest odpowiedni moment na wykonanie pierwszego kroku?

Odpowiedź jest prosta: teraz! Rozwój technologii przebiega bardzo szybko, więc firmy, które będą zbyt długo zwlekały z transformacją cyfrową, stracą przewagę konkurencyjną. Digitalizacja jest nieunikniona. Warto rozpocząć ją już teraz, wykonując pierwszy krok. Z przyjemnością pomożemy w jego realizacji, oferując przydatne wskazówki dotyczące tworzenia dobrego zapytania ofertowego.